Verordnungen richtig ausfüllen

75% ALLER VERORDNUNGEN MÜSSEN ABGEÄNDERT WERDEN!

Eine Verordnung, die nicht nach § 13 Abs. 2 der Heilmittelrichtlinie ausgestellt ist, ist nicht gültig und kann somit nicht mit den Krankenkassen abgerechnet werden. Daher kann die logopädische Behandlung nicht ohne die Änderung einer solchen Verordnung beginnen (§ 16 HeilM-RL Abs. 1). Die überwiegende Mehrzahl entsprechender Änderungen dürfen nach § 13 Abs. 1 HeilM-RL nur durch den verordnenden Arzt bzw. mit dessen schriftlicher Genehmigung vorgenommen werden. Zu diesem Zweck kommt es regelmäßig zu zeitaufwändigen Telefonaten und Schriftverkehr zwischen der logopädischen und ärztlichen Praxis. Informieren Sie sich hier über die Top 5 der am häufigsten nötigen Änderungen.

Möchten Sie sich und Ihren Angestellten lästige und vermeidbare Mehrarbeit ersparen? Hier finden Sie die 20 Schritte, wie Sie Verordnungen richtig ausfüllen sowie einige Tipps & Tricks des Theralingua-Teams.

20 Schritte zur richtigen Verordnung für Logopädie*

1. Generell gilt: Es dürfen nur die offiziellen Verordnungsvordrucke verwendet werden!

Der gemeinsame Bundesausschuss (gemäß § 92 Absatz 1 Satz 2 Nummer 6 und Absatz 6; § 138 SGB V) hat Verordnungsvordrucke vereinbart, auf die die (zahn-) ärztliche Handhabe beschränkt ist. Anderweitig ausgestellte Verordnungen sind nicht gültig. Es gibt drei verschiedene Muster, welche sich nach der entsprechenden Fachrichtung des verordnenden Arztes richten. Für die überwiegende Mehrzahl der Ärzte, welche logopädische Behandlungen verordnen können, ist der Vordruck mit der Nummer 14 ausschlaggebend. Gesonderte Regelungen sieht der Gemeinsame Bundesausschuss bei Zahnärzten, Kieferorthopäden und Krankenhausärzten vor. 

Für Zahnärzte und Kieferorthopäden gelten teilweise andere Regelungen. Diesen entnehmen Sie bitte dem jeweiligen Schritt. Für Ärzte in Kliniken (Entlassmanagement) gelten ebenfalls teilweise andere Bedingungen. Diese sind hier nicht aufgeführt.

2. Ist der Patient anhand der personenbezogenen Daten eindeutig identifizierbar?

Die Felder der Eingabemaske links oben auf der Verordnung müssen vollständig ausgefüllt sein. Die erforderlichen Daten sind:

  • Name der Krankenkasse/des Kostenträgers
  • Name, Anschrift und Geburtsdatum des Patienten
  • Kostenträgerkennung
  • Versichertennummer
  • und der Status des Versicherten

3. Ist der Patient gebührenpflichtig oder -frei? (Zutreffendes ankreuzen)

Kinder bis 18 Jahre sind grundsätzlich gebührenfrei, Erwachsene sind verpflichtet eine Zuzahlung in Höhe von 10% des Rezeptwertes sowie eine Rezeptgebühr von 10€ zu bezahlen. Sind bestimmte Voraussetzungen erfüllt, kann ein Patient von der Zuzahlung befreit werden. Darüber entscheidet die Krankenkasse, bei der der Patient versichert ist. 

4. Arztdaten 

Auch der ausstellende Arzt bzw. dessen Praxis muss aus der Verordnung klar ersichtlich sein. Erforderlich sind hierfür die Betriebsstätten- und die Arztnummer. 

5. Ausstellungsdatum

Die Verordnung ist nur gültig, wenn das Ausstellungsdatum eingetragen ist. Die Gültigkeit besteht ab diesem Datum 14 Tage lang. (Ausnahme siehe Schritt 8)

6. Um welche Art der Verordnung handelt es sich? Erstverordnung, Folgeverordnung oder Verordnung außerhalb des Regelfalls? (Zutreffendes Ankreuzen) 

Bei der Erstverordnung handelt es sich um die erste Verordnung, die zu einer Diagnose ausgestellt wird. Sie beginnt grundsätzlich mit einer Erstbefundung. Wird nach Abschluss dieser Verordnung eine weitere zu derselben Diagnose ausgestellt, handelt es sich um eine Folgeverordnung, auch wenn sich die Leitsymptomatik inzwischen geändert haben sollte. Die Ausnahme bildet der Fall, wenn die letzte Behandlung mindestens zwölf oder mehr Wochen zurückliegt. Dann handelt es sich erneut um eine Erstverordnung, mit der ein neuer Regelfall beginnt.

Laut Heilmittelrichtlinien sind Folgeverordnungen nach Maßgabe des Heilmittel-Katalogs nur zulässig, wenn sich die behandelnde Vertragsärztin oder der behandelnde Vertragsarzt zuvor erneut vom Zustand der Patientin oder des Patienten überzeugt hat. (Quelle: § 7 Abs. 11 HeilM-RL und § 5 Abs. 8 HeilM-RL ZÄ)

Ob es sich um eine Verordnung außerhalb des Regelfalls handelt, ist abhängig von der Anzahl der bisherigen Verordnungen (Summe der Erstverordnung sowie aller Folgeverordnungen) und der Diagnosegruppe (z.B. ST2, SP1, …). Für jede Diagnosegruppe ist eine Gesamtverordnungsmenge des Regelfalls vorgegeben, welche im Heilmittelkatalog aufgeführt ist. Für die schnelle Alternative nutzen Sie die von uns für Sie zusammengestellte Tabelle: Gesamtverordnungsmenge Regelfall. Ist diese Gesamtverordnungsmenge erreicht, muss die nächste Verordnung als Verordnung außerhalb des Regelfalls gekennzeichnet werden. 

WICHTIG: Bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls ist eine medizinische    Begründung obligatorisch. Eine Zeile hierfür finden Sie mittig auf der    Vorderseite des Verordnungsvordrucks Nr. 14, oberhalb des Vordrucks für    Tonaudiogramme siehe Muster-Vordruck.

7. Soll die Therapie als Einzel- oder Gruppentherapie stattfinden?

Die überwiegende Mehrzahl der logopädischen Behandlungen wird als Einzeltherapie verordnet. Für einige Patienten kann eine Gruppentherapie sinnvoll sein. Die Umsetzbarkeit ist jedoch von mehreren Faktoren abhängig. Es können nur Patienten mit der gleichen Diagnose bzw. ähnlichen Symptomen Mitglied derselben Therapiegruppe sein. Weiterhin muss die Zusammensetzung in Bezug auf das Alter der Patienten annähernd übereinstimmen und ein günstiger Termin für alle Beteiligten gefunden werden. Kann die Behandlung nicht als Gruppentherapie stattfinden, obwohl dies auf der Verordnung ausgewählt ist, muss diese geändert werden.

Dieser Punkt hat für Zahnärzte und Kieferorthopäden keine Relevanz.

8. Spätester Behandlungsbeginn: Wann soll die Therapie beginnen?

Die Eintragung eines spätesten Behandlungsbeginns ist für die Gültigkeit der Verordnung relevant. Die 14-tägige Frist gilt nur, wenn das Feld “spätester Behandlungsbeginn” nicht ausgefüllt ist. Ist an dieser Stelle ein Datum eingetragen, darf der erste Termin nicht nach diesem Datum stattfinden, ansonsten ist die Gültigkeit der Verordnung nicht mehr gegeben. Diese kann demnach auf diese Weise auch verkürzt werden. Ist ein zeitnaher Behandlungsbeginn unwahrscheinlich, kann die Gültigkeit der Verordnung dadurch über die 14 Tage hinaus verlängert werden. Ein häufiger Grund hierfür liegt in der Problematik langer Wartezeiten der Mehrheit der logopädischen Praxen. Die Wahrscheinlichkeit, dass eine neue Verordnung ausgestellt werden muss ist somit hoch, wenn kein spätester Behandlungsbeginn eingetragen ist.

THERALINGUA-TIPP: Tragen Sie den spätest möglichen Behandlungsbeginn nur dann ein, wenn die Therapie voraussichtlich erst später als 14 Tagen nach Ausstellungstermin beginnen kann. 

9. Soll die Behandlung als Hausbesuch (z.B. in der Wohnung des Patienten durchgeführt werden? (Zutreffendes ankreuzen)

Ist hier ein Kreuz bei “Nein” eingetragen bzw. kein Kreuz gesetzt, kann durch den Therapeuten kein Hausbesuch durchgeführt werden und der Patient muss zwingend in die logopädische Praxis kommen. Wichtig ist die Auswahl von “Ja” dementsprechend vor allem bei Patienten, welche aufgrund ihrer Erkrankung nicht hierzu in der Lage sind. Ob ein Hausbesuch durch eine Praxis geleistet werden kann, ist maßgeblich von der Entfernung zum Standort sowie der Kapazität der Therapeuten vor Ort abhängig und kann dementsprechend nicht garantiert werden. 

THERALINGUA-TIPP: Setzen Sie bei Patienten, die in ihrer Mobilität eingeschränkt sind immer ein Kreuz bei “Ja” und verhindern Sie so, dass die Verordnung geändert werden muss.

10. Wünschen Sie einen Therapiebericht des behandelnden Therapeuten? (Zutreffendes ankreuzen)

Ein Therapiebericht informiert über die logopädische Diagnose, die Inhalte der vergangenen Therapiesitzungen sowie den aktuellen Stand des Patienten und liefert eine fachlich fundierte Einschätzung des behandelnden Therapeuten.

THERALINGUA-TIPP: Geben Sie auf der Verordnung an, dass Sie einen Therapiebericht wünschen, um bestmöglich über den gemeinsamen Patienten informiert zu sein und zusätzliche Informationen für die Entscheidung über das weitere Vorgehen zu erhalten.

11) Handelt es sich bei der verordneten Behandlung um eine Stimm-, Sprech- oder Sprachtherapie? (Zutreffendes ankreuzen)

Wichtig ist in diesem Bereich vor allem, dass ein Kreuz gesetzt ist. Die Unterscheidung zwischen Sprach- und Sprechtherapie ist nicht immer eindeutig gegeben, zumal in vielen Fällen alle drei Bereiche in die Behandlung einfließen. 

Gilt nicht für Zahnärzte und Kieferorthopäden.

THERALINGUA-TIPP: Falls Sie sich nicht sicher sind, kreuzen Sie sowohl Sprach-, als auch Sprechtherapie an.

12) Therapiedauer pro Sitzung: Wie lange soll eine therapeutische Sitzung dauern? 

Die Dauer einer Therapieeinheit ist nach Maßgabe des Heilmittelkatalogs einzutragen und unterscheidet sich je nach Diagnosegruppe. Meist sind zwei mögliche Optionen angegeben, zwischen denen Sie als verordnender Arzt wählen können.

THERALINGUA-TIPP: Die meistverordnete Therapiedauer sind 45 Minuten. Gegenüber 30-minütigen Sitzungen ist die Effektivität erhöht, da mehr Inhalte vermittelt bzw. längere Übungseinheiten durchgeführt werden können.

13) Verordnungsmenge: Wie viele Therapieeinheiten sollen im Zuge dieser Verordnung stattfinden?

Auch die vorgegebene Verordnungsmenge ist im Heilmittelkatalog je nach Diagnose bzw. Erst- oder Folgeverordnung vorgegeben. Nutzen Sie hierfür unsere praktische Liste.

THERALINGUA-TIPP: In den häufigsten Fällen besteht eine Verordnung aus zehn logopädischen Sitzungen. Eine geringere Verordnungsmenge verringert u.U. die Wahrscheinlichkeit die Therapie bereits nach nur einer Verordnung erfolgreich abschließen zu können.

14) Therapiefrequenz: Wie häufig soll die Behandlung pro Woche stattfinden?

Für jeden Indikationsschlüssel findet sich im Heilmittelkatalog eine Frequenzempfehlung, welche Sie auch über unseren Liste der Therapiefrequenzen je Diagnosegruppe aufrufen können. Jede Verordnung muss theoretisch innerhalb von zwölf Wochen abgeschlossen werden können. Das bedeutet, die Frequenz muss entsprechend angegeben sein und kann mit der Formel “Verordnungsmenge ÷ Frequenz = < 12” berechnet werden.

THERALINGUA-TIPP: Um bestmöglich auf die Bedürfnisse unserer Patienten eingehen zu können, ist eine Therapiefrequenz von 1-2 Einheiten wöchentlich empfehlenswert. So kann die Terminvergabe ggf. flexibler gestaltet werden. Darüber hinaus liegen bereits einige Studien vor, nach denen eine erhöhte Effektivität der logopädischen Behandlung mit einer höheren Therapiefrequenz einhergeht (z.B. Grötzbach (2015).

15) Indikationsschlüssel und Leitsymptomatik

Ein sehr häufiger Fehler auf Verordnungen ist das Fehlen der exakten Diagnose entsprechend des Heilmittelkatalogs. Entgegen der häufig vertretenen Meinung reicht die Nennung der Diagnosegruppe (z.B. SP1) allein nicht aus, um die Gültigkeit der Verordnung zu gewährleisten. Die Bezeichnung dieser Diagnosegruppe muss ebenfalls genannt werden (z.B. „Störungen der Sprache vor Abschluss der Sprachentwicklung“). Selbst kleinste Abweichungen des Wortlautes des Heilmittelkatalogs, beispielsweise grammatikalische Abweichungen, werden von einigen Krankenkassen nicht akzeptiert. Ebenfalls zwingend notwendig ist die Nennung der Leitsymptomatik, welche ebenfalls entsprechend des Heilmittelkatalogs auszuwählen ist.

16) ICD-10-Code

Die Verordnung muss mindestens einen ICD-10-Code entsprechend der Diagnose enthalten. Diese finden sich im Heilmittelkatalog in Buchform je Diagnosegruppe linksseitig im roten Kasten aufgelistet. Zusätzlich relevant ist die Nennung von ICD-10-Codes bei den Verordnungen, welche nicht zu Lasten des ärztlichen Budgetrahmens gehen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Verordnen außerhalb des Budgets.

THERALINGUA-TIPP: Um festzustellen welcher ICD-10-Code zu der individuellen Diagnose passt, geben Sie den gesuchten Code unter   https://www.icd-code.de ein und erhalten Sie auf diesem Weg die  decodierte Diagnose. Zudem ist es möglich, sich über den Link ICD-10-GM-2019 Systematik online lesen eine Übersicht aller ICD-10-Codes anzeigen zu lassen.

17) Therapierelevante Befunde

Zudem muss eine Verordnung weitere für die Therapie relevante Befunde, beispielsweise aus (päd-)audiologischer, neurologischer oder laryngologischer Untersuchung enthalten, wenn Sie aufgrund von Besonderheiten des betreffenden Patienten relevant für dessen Behandlung sind. Die Heilmittelrichtlinie schreibt je nach Diagnosegruppe und Art der Verordnung bestimmte Befunderhebungen vor, welche zu bestimmten Zeitpunkten erbracht werden müssen.

THERALINGUA-TIPP: Falls Sie weiterführende Diagnostiken durchgeführt haben, legen Sie der Verordnung zusätzliche Befunde, wie beispielsweise ein Tonaudiogramm, bei. Somit erleichtern Sie es dem Therapeuten sich ein umfassendes, ganzheitliches Bild von dem zu behandelnden Patienten zu machen.

18) Spezifizierung des Therapieziels

Sind die Therapieziele aus der Leitsymptomatik bzw. der Diagnose ersichtlich, ist eine Spezifizierung des Therapieziels durch den verordnenden Arzt nicht erforderlich. Ist dies nicht der Fall, muss dieses mittig im vorgesehenen Bereich der Vorderseite der Verordnung genannt werden.

19) Medizinische Begründung bei Verordnungen außerhalb des Regelfalls

Wie bereits bei Schritt 6) dieser Ausführungen betont ist die medizinische Begründung mit prognostischer Einschätzung für die Gültigkeit der Verordnung zwingend notwendig, wenn es sich bei dieser um eine Verordnung außerhalb des Regelfalls (a. d. R.) handelt, wenn also durch diese Verordnung die Gesamtzahl der therapeutischen Einheiten des Regelfalls überschritten werden (§ 8 Abs. 1 HeilM-RL). Sie ist mittig auf der Vorderseite des Verordnungsvordrucks Nr. 14, oberhalb des Vordrucks für Tonaudiogramme (siehe Muster-Vordrucke), zu vermerken.

Voraussetzung für die Ausstellung einer gültigen Verordnung a. d. R. ist zudem die Durchführung von mindestens einer ärztlichen Untersuchung innerhalb von zwölf Wochen sowie einer weiterführenden Diagnostik. (§ 8 Abs. 1 und 3 HeilM-RL; § 7 Abs. 1 und 3 HeilM-RL ZÄ). 

20) Unterschrift und Praxisstempel

Eine Verordnung ist generell nur mit der Unterschrift des behandelnden Arztes und dem Praxisstempel gültig. Sind Änderungen notwendig müssen diese wiederum in unmittelbarer Nähe durch Unterschrift und Stempel verifiziert werden.  

WICHTIG: Unterschriften dürfen nicht im Auftrag (i.A.) gegeben werden! Die Verordnung ist in diesem Fall trotzdem ungültig! 

*Sämtliche Informationen wurden auf Basis der Heilmittelrichtlinie (Richtlinie über die Verordnung von Heilmitteln in der vertragsärztlichen Versorgung des Gemeinsamen Bundesausschusses) bezogen und aufgearbeitet. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben. Wir handeln jedoch selbstverständlich in dem Bestreben unseren Informationsservice stets auf dem aktuellen Stand der offiziellen Bestimmungen zu halten. Weiterhin  geben wir keine Garantie auf ausnahmslose Korrektheit der bereitgestellten Informationen und übernehmen keine Haftung bei evtl. Abweichungen. Maßgeblich bleibt stets die bereits oben erwähnte Heilmittelrichtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses, einzusehen unter https://www.g-ba.de/downloads/62-492-1484/HeilM-RL_2017-09-21_iK-2018-01-01.pdf (Stand: 21.9.2017).

Sämtliche Tipps sind explizit als Empfehlung zu verstehen, die schlussendliche Entscheidungsgewalt obliegt unverändert den verordnenden Ärzten. Grundsätzlich beziehen sich sämtliche Ausführungen auf alle Geschlechter, die männliche Form wird einzig zum Zweck der besseren Lesbarkeit verwendet.